E-post

Office365 innehåller många funktioner som kan hjälpa er att kommunicera mer effektivt med kunder och kollegor — exempelvis e-post, bokningar och delad kalender. Ni har tillgång till all funktionalitet som finns i Microsoft Office Outlook. Era medarbetare kommer åt eposten var de än jobbar, hemifrån, på arbetsplatsen eller på resan.

Mobil kommunikation
E-post i mobilen genom ActiveSync (push mail) gör det möjligt för er att hela tiden vara uppdaterad. Skicka och ta emot e-post och boka möten vart ni än befinner er.

Delad kalender
Exchange ger er möjligheten att boka in möten i en gemensam kalender, även om ni befinner er utanför kontoret. Öka er effektivitet genom att ha översikt över alla personers inbokade möten och på så sätt lättare hitta en tid som passar.

Delad adressbok
Dela kontaktinformation så som namn, adresser och e-postadresser med kollegor i ert företag. Med delade adressböcker kommer inte viktiga kontaktuppgifter att förloras.

Skype för företag
Kommunicera med andra användare av Skype för företag via snabbmeddelanden, röstsamtal och videosamtal och meddela din tillgänglighet med en närvarostatus. Dela närvaroinformation, snabbmeddelanden och ljudsamtal med Skype-användare.

OneDrive
Lagra, synkronisera och dela jobbfiler i molnet med Microsoft OneDrive för företag. Med OneDrive kan du komma åt filerna var som helst och på valfri enhet.

Outlook Web App
Med en internetanslutning och en webbläsare har ni tillgång till er e-post oavsett var ni befinner er. Outlook Web App har ett gränssnitt som liknar Outlook vilket gör den mycket enkel och smidig att använda.

Antivirus & Spamfilter
Ett virusskydd och spamfilter filtrerar all e-post och skyddar er från skräppost och phishing. Alla inkommande e-postmeddelanden filtreras innan de skickas vidare till er.

Fullständig information och olika abonnemang av Office365 finns härPDF

 

Vi tillhanda håller även samma tjänst som ovan, fast via våra egna servrar. Funktionerna är identiska i princip jämfört med Office365. Dock görs här inte längre några nya kontrakt, utan då använder vi Office365.

Om du är osäker på vilken epost-miljö som används av dig, tveka inte att kontakta oss!

 

 


POP3

Med denna enklare mailtjänst får ni ett POP/IMAP-konto med ett eget användarnamn och lösenord. Ni kopplar upp er mot vår mailserver för att hämta e-post. E-postbrevlådan har minst en e-postadress, vanligtvis i formen förnamn.efternamn@domännamn.se.

Om ni inte önskar att använda ett eget domännamn eller saknar ett eget erbjuder vi epost-adressen förnamn.efternamn@gotlandica.se, förutsatt att den adress ni önskar inte redan är upptagen.

Det ingår upp till 10 e-postbrevlådor i e-postpaketet. Varje e-postbrevlåda får sitt unika användarnamn och lösenord och varje användare kopplar upp sig mot vår mailserver för att hämta sin e-post.

Alias
En e-postbrevlåda kan ha flera olika adresser, sk alias. För omvärlden ser dessa ut som skilda e-postadresser men i verkligheten hamnar alla alias i en och samma brevlåda.

Redirect
Då ni har en e-postbrevlåda hos oss kan vi erbjuda vidaresändning av er e-post. Detta kan avse vidaresändning från en egen brevlåda till en annan, t ex olika mottagare hos samma
domän, eller till en helt annan adressat. Man kan med andra ord ha en permanent egen domänadresserad e-postadress som vidarebefodrar e-post till en tillfällig arbetsplats med
annan e-postanslutning. Det ingår 10 st redirects per paket om 5 e-postkonton.

Webmail
Med webmailen kan ni nå ert e-postkonto för att skicka och ta emot e-post, vart ni än befinner er i världen. Det förutsätter att ni har tillgång till en dator med Internetanslutning

POP3
POP3 är protokollet för att hämta (tanka ner) e-post till sitt e-postprogram på den lokala datorn. Att läsa och redigera även när man inte är uppkopplad. E-posten tas bort från servern. POP3 passar dig som har en PC där man läser och administrerar sin personliga e-post. Passar bra om man inte är ständigt uppkopplad till Internet. Om fler datorer behöver hämta e-post från samma konto rekommenderas istället IMAP.

IMAP
IMAP4 är protokollet för att läsa e-post på servern. På servern kan man skapa mappar för att sortera sina e-postmeddelanden. E-posten ligger kvar på servern, men visas i ditt e-postprogram. IMAP passar bra om flera datorer har behov av att komma åt informationen i samma konto. Från varje dator man ser samma information och mappstruktur. Det krävs att du är ansluten till Internet när du arbetar med e-posten. Nackdelen med IMAP är att e-postkontot kan bli fullt, då alla e-postmeddelande med tillhörande bifogade filer ligger kvar på servern tills dessa tas bort. Om man har behov av att filerna ligger kvar på servern, rekommenderar vi att man uppgraderar e-postkontot med mer diskutrymme.

Antispam

Denna guide beskriver hur du använder Koneo Antispams webbgränssnitt för att:

• Kontrollera dina meddelanden i karantän
• Klassificera meddelanden som spam och inte spam
• Hantera vitlistning och blocklistning av e-postadresser
• Ändra dina personliga inställningar

Hantera din karantäninkorg

Ta emot meddelanden från Koneo Antispam

Koneo Antispam skickar dig två typer av meddelanden:

• Hälsningsmeddelande
• Karantänsrapport

Hälsningsmeddelande

Första gången Koneo Antispam karantänsätter ett e-post som är avsedd för dig, skickar systemet ett svarsmeddelande med ämnesraden User Quarantine Account Information. Hälsningsmeddelandet innehåller följande information:

Welcome to the Barracuda Spam Firewall. This message contains the information you will need to access your Spam Quarantine and Preferences.

Your account has been set to the following username and password:

Username: <ditt e-postadress>

Password: <ditt lösenord>

Access your Spam Quarantine directly using the following link:

http://antispam.koneo.net:8000

Koneo Antispam skickar automatiskt dina inloggningsuppgifter (användarnamn och lösenord) och kopplingen för att komma åt karantängränssnittet. Du bör spara detta mail eftersom meddelanden från systemet fortsättningsvis inte innehåller dina inloggningsuppgifter.

Karantänssammandrag

Koneo Antispam skickar ett dagligt karantänssammandrag så du kan granska de meddelanden som du inte fått. Från karantänssammandraget kan du även lägga till meddelanden till din vitlista, ta bort meddelanden, och få meddelanden levererade till din inkorg.

Observera att karantänssammandrag bara skickas ut om du har meddelanden i karantän. Observera även att länkar i karantänssammandraget endast är aktiva 5 dagar från den dag sammandraget skickas ut.

Använda Karantängränssnittet


Vid slutet av varje karantänssammandrag finns en länk till karantängränssnittet där du kan ställa in inställningar och klassificera meddelanden som spam och inte spam.

Logga in i webbgränssnittet

Att logga in i karantängränssnittet:

  • Klicka på länken som finns längst ned i karantänssammandraget View your entire Quarantine inbox or manage your preferences. Inloggningssidan visas.
  • Skriv in ditt användarnamn och lösenord och klicka på Login. Din inloggningsinformation finns i hälsningsmeddelandet som skickats till dig från Koneo Antispam.

Använda karantän-Inboxen

När du har loggat in i karantängränssnittet, väljer du fliken QUARANTINE INBOX för att visa en lista över dina meddelanden i karantän. När du först börjar använda karantängränssnittet, bör du kontrollera denna lista dagligen och klassificera så många meddelanden som du kan. Genom att klicka på ett e-post visas innehållet i meddelandet.

Koneo Antispam har en inlärningsmotor som lär sig hur man ska hantera meddelanden baserat på det du klassificerar som spam och inte spam. Motorn blir mer effektiv med tiden när du lär systemet hur det skall klassificera meddelanden och när du skapar regler som bygger på din whitelist och blocklist.

I följande tabell beskrivs vilka åtgärder du kan utföra på den här sidan.

Åtgärd

Beskrivning

Deliver

 

Levererar det valda meddelandet till din vanliga inkorg.


Obs: Om du vill klassificera ett meddelande eller lägga till den i din whitelist, se till att göra det innan du levererar meddelandet till din inkorg. När Koneo Antispam levererar meddelandet, tas det bort från karantänlistan.

Whitelist

 

Att vitlista meddelandet innebär att alla framtida e-postmeddelanden från denna avsändare inte hamnar i karantän, om inte meddelandet innehåller ett virus eller en förbjuden typ av bilaga.

Koneo Antispam lägger till den exakta sändande e-postadressen till din personliga whitelist.

Observera att vissa kommersiella utskick kan komma från en av flera servrar såsom mail3.abcbank.com, och ett efterföljande meddelande kan komma från mail2.abcbank.com. Se avsnittet om att hantera dina vitlistning och blocklistor för att få tips om hur du anger vitlistning med större effektivitet.

Delete

 

Tar bort det markerade meddelandet från karantänlistan. Det främsta skälet att radera meddelanden är för att hjälpa dig att hålla reda på vilka karantänmeddelanden som du har granskat. Du kan inte återställa meddelanden som du har tagit bort.

Classify as Not Spam

 

Klassificerar det valda meddelandet som inte spam. Notera: Vissa kommersiella utskick kan anses vara till nytta av vissa användare och spam av andra. Av denna anledning kan det vara ineffektivt att klassificera sådanna meddelanden som inte spam då användarnas klassifieringar motsäger varandra . Det kan därför vara mer effektivt att lägga till meddelandet i din vitlista (om du vill ta emot sådana meddelanden) eller blocklista (om du inte vill ha dem).

 

Classify as Spam

 

Klassificerar det markerade meddelandet som spam.

Ändra personliga inställningar

När du har loggat in i karantängränssnittet kan du använda fliken PREFERENCES för att ändra ditt lösenord, ändra dina karantäns- och spaminställningar och hantera din whitelist och blocklist.

Ändra ditt konto lösenord

För att ändra ditt lösenord, gör något av följande:

  • På karantängränssnittets inloggningssida klickar du på Create New Password, eller
  • När du har loggat in i karantängränssnittet, gå till PREFERENCES > Password.

Ange ditt nuvarande lösenord och ange ditt nya lösenord två gånger. Klicka på Save Changes när du är klar.

Obs Att ändra lösenord bryter länkarna i de karantänssammandrag du mottagit så att du inte kan ta bort, levererar eller vitlista meddelanden från dessa rapporter. Nya karantänssammandrag kommer att innehålla uppdaterade länkar som du kan använda på samma sätt som tidigare.

Ändra dina karantäninställningar

I följande tabell beskrivs de karantänsinställningar som kan ändras från sidan PREFERENCES > Quarantine Settings:

Karantänsinställning

Beskrivning

Enable Quarantine

 

Huruvida Koneo Antispam karantänsätter dina meddelanden.


Om du väljer Ja, kommer Koneo Antispam sätta tveksamma meddelanden i karantän.

Om du väljer Nej, kommer alla meddelanden levereras till din allmänna inkorg med ämnesraden inleds med [QUAR].

Notification Interval

 

Bestämmer med vilken intervall Koneo Antispam skickar ut karantänssammandrag. Standard är dagligen. Koneo Antispam skickar endast ut karantänssammandrag när en eller flera av dina e-postmeddelanden har satts i karantän.


Om du väljer Aldrig, kan du fortfarande visa dina meddelanden i karantän från karantängränssnittet, men du kommer inte att få karantänssammandrag skickat till dig.

Notification Address

 

E-postadressen som Koneo Antispam ska använda för att leverera karantänssammandrag. Lämna detta fält tomt för att använda den e-postadress kopplad till ditt användarkonto.

Default Language

 

Välj det språk som du vill att karantänssammandraget använder.
Denna inställning ställer även standardkodningen för hantering av okända teckenuppsättningar under filtreringen. Alla e-postmeddelanden från Koneo Antispam är i UTF8 kodning.

Aktivera och inaktivera Spam Scanning av din e-post

Om du inte vill att Koneo Antispam skall söka igenom dina meddelanden efter skräppostinnehåll kan du inaktivera skräppostfiltrering från sidan PREFERENCES > Spam Settings. Från denna sida kan du också ändra standardnivån för spam som avgör när dina e-postmeddelanden blir taggade, satta i karantän eller blockerade.

När Koneo Antispam mottar en e-post till dig, betygsätts meddelandet för sin skräppostssannolikhet. Denna värdering är mellan 0 (definitivt inte spam) till 10 eller högre (definitivt skräppost). Utifrån denna värdering levereras, karantänsätts eller blockeras meddelandet.

Ett värde på 10 för varje inställning inaktiverar det alternativet. I följande tabell beskrivs fälten på sidan PREFERENCES > Spam Settings.

Lägga till e-postadresser och domäner till din whitelist och blocklist

På sidan PREFERENCES > Whitelist/Blocklist kan du ange e-postadresser och domäner som du inte vill ta emot e-post från.

Listtyp

Beskrivning

Whitelist

 

Listan över e-postadresser eller domäner som du alltid vill ta emot meddelanden från. Den enda gången Koneo Antispam blockerar ett meddelande från någon på din whitelist är när meddelandet innehåller ett virus eller en otillåten typ av billaga.

Blocklist

 

Listan över avsändare från vilka du aldrig vill ta emot meddelanden. Koneo Antispam gör sig omedelbart av med meddelanden från avsändare på din blocklist. Dessa meddelanden blir inte märkta eller karantänsatta och kan inte återställas.


 

Avsändaren tar inte emot ett meddelande om att meddelandet har tagits bort, och inte du heller. Den enda gången en blocklisted e-postadress levereras är om samma e-postadress även är whitelistad.

För att vitlista avsändare eller lägga till avsändare till blocklist, gör så här:

  1. Gå till PREFERENCES > Whitelist/Blocklist.
  2. En lista över dina befintliga vitlistade och blocklistade adresser visas på denhär sidan.
  3. För att ta bort en vitlistad eller blockerings post klickar du på papperskorgsikonen bredvid adressen.
  4. För att lägga till en post, skriver en e-postadress i lämpligt fält och klickar på knappen Add.

Tips om hur du anger adresser

När du lägger till adresser till din vitlista och blocklista, notera följande:

  • Om du skriver in en fullständig e-postadress, till exempel johndoe@yahoo.com, är det bara den specifika användaren som anges. Om du anger en domän, t.ex. yahoo.com, anges alla användare i domänen.
  • Om du anger en domän som koneo.se, inkluderas även samtliga underdomäner, till exempel support.koneo.se och epost.koneo.se
  • Massutskick kommer ofta från domäner som inte liknar bolagets hemsida namn. Till exempel kanske du vill ta emot utskick från historybookclub.com, men du ser att denna webbplats skickar ut sina utskick från domänen hbcfyi.com. Undersök Frånadressen för en faktiskt utskick som du försöker att vitlista eller blocklista för att avgöra vad som skall läggas in.

Ändra språk i webbgränssnittet

Du kan ändra språk i karantängränssnittet genom att välja ett språk från rullgardinsmenyn i det övre högra hörnet på sidorna QUARANTINE INBOX och PREFERENCES. Språk som stöds inkluderar kinesiska, japanska, spanska, franska och andra. Språket du väljer tillämpas endast i ditt individuella karantängränssnitt. Ingen annan användares gränssnitt kommer att påverkas.